Kennis kan ook als een reeks modellen worden beschreven die diverse eigenschappen en gedrag binnen een domein beschrijven. De kennis kan in individuele hersenen worden geregistreerd of in organisatorische processen, producten, faciliteiten, systemen en documenten worden opgeslagen.

In werkelijkheid bestaan er niettemin vele mogelijke, even aannemelijke definities van kennis. Voor ons systeem zullen wij ons op de volgende definitie van kennis concentreren:

• De ideeën en de informatie die een entiteit bezit die worden gebruikt om efficiënte acties te voeren om het doel van de entiteit te bereiken. Deze kennis is specifiek voor de entiteit.

In de snel veranderende maatschappij van vandaag wordt de kennisbank van een entiteit snel het enige duurzaam concurrerend voordeel.
Als dusdanig moet dit middel worden beschermd, onder entiteitleden worden gecultiveerd en worden gedeeld.

Tot onlangs konden de bedrijven slagen gebaseerd op de individuele kennis van een handvol strategisch geplaatste individuen.
Nochtans, wanneer de concurrenten meer kennis als deel van hun diensten beloven is de concurrentie over.

Waarom?

Omdat de organisatorische kennis geen individuele kennis vervangt; het vult individuele kennis aan, die het sterker en breder maakt.
Aldus zal het volledige gebruik van de kennisbank van een entiteit, dat aan het potentieel van individuele vaardigheden, bekwaamheden, gedachten, innovaties en ideeën wordt gekoppeld een bedrijf toelaten om in de toekomst effectiever te concurreren.

Het systematische proces om informatie te vinden, te selecteren, te organiseren te distilleren en voor te stellen op een manier die het begrip van een werknemer op een specifiek aandachtsgebied verbetert.

Vele ondernemingen "weten niet wat zij weten". Een dergelijke situatie kan vaak tot verdubbeling van inspanning leiden.

Om dit te vermijden moeten de organisaties zich twee belangrijke vragen stellen:

1. Wat zijn onze kennisactiva?
2. Hoe zouden wij die activa - om een maximum rendement te verzekeren - moeten beheren?

Het kennisbeheer helpt een organisatie om inzicht in haar eigen ervaring te verkrijgen. Specifiek kennisbeheer helpt de organisatie bij het verwerven, opslaan en gebruiken van kennis voor dingen zoals probleemoplossing, dynamische leren, strategische planning en besluitvorming.

Het beschermt ook intellectuele activa tegen achteruitgang, geeft meerwaarde aan vaste intelligentie en biedt verhoogde flexibiliteit.

Om het even welke organisatie die kan uitwerken hoe haar mensen de organisatorische kennis te geven die zij nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben kan zichzelf positioneren om effectiever te concurreren en veel sneller te slagen.

Vele bedrijven hebben essentiële kennis die rust bij één individu en doen weinig om de kennis meer over het algemeen ter beschikking te stellen.

Vele bedrijven zijn niet bewust van hun eigen kennisbasis en het gebeurt maar al te vaak dat de kennis van een bedrijf verloren gaat door het verloop van werknemers of kostenbesparingsmaatregelen.

De onderneming die haar intellectueel kapitaal onderhoudt kan die activa op haar bedrijfsuitdagingen en kansen toepassen.